INSTRUÇÕES DE USO
Instruções Gerais
O uso do sistema é livre e totalmente grátis para todos os Farmacêuticos.
O Sistema de Monitoramento de Serviços Farmacêuticos é destinado para o uso exclusivamente do Farmacêutico Responsável Técnico da Farmácia ou Drogaria Comunitária; que tem como objetivo facilitar e agilizar o registro e a documentação dos Serviços Farmacêuticos prestados para a comunidade. Esse registro ou documentação dos Serviços Farmacêuticos, esta previsto como obrigatório na RDC nº 44/2009. Cabe a todos os Farmacêuticos que executarem tais serviços em Farmácias ou Drogarias, efetuar o registro documentado do que foi executado. Os Livros de Registros de Serviços Farmacêuticos que são emitidos por este sistema, atendem as Normas da Vigilância Sanitária Federal e em especial a RDC nº 44/2009.
Através dos registros realizados pelo Farmacêutico, as Autoridades Sanitárias podem também obter dados importantes para a tomada de decisão sobre as políticas de saúde a serem implementadas. Portanto é de crucial importância que o Farmacêutico colabore em registrar aqui os Serviços que foram executados para os seus Clientes.
Instrumentos necessários para a utilização
Para utilização rotineira do SMSF o Farmacêutico deverá possuir na Farmácia em que trabalha, pelo menos um microcomputador (com capacidade mínima de processamento) e acesso a internet por qualquer tipo (Banda-larga, Radio, ou Discada).
Deverá possuir instalado no microcomputador um “Navegador” (ou Browser), que deverá ser de preferência: “Internet Explorer” (da Microsoft), ou o “Mozila Firefox” (da Mozila Foundation), ou mesmo o Chrome (da Google).
No microcomputador deverá também conter instalado o Adobe Acrobat Reader (editor de texto). Ele será necessário para que o sistema possa emitir os Relatórios e os Livros de Registros de Serviços Farmacêuticos. Caso precise instalar o Adobe no seu microcomputador acesse o link a seguir: http://www.adobe.com/br/products/acrobatpro/tryout.html.
Na Farmácia que estiver utilizando o SMSF deverá também haver uma impressora (de qualquer tipo), instalada e interligado ao microcomputador que irá utilizar o sistema, para que possa emitir os Relatórios e principalmente a “Declaração de Serviço Farmacêutico” que deverá ser entregue ao cliente. Caso a impressora esteja inoperante no momento do uso do sistema, os relatórios também poderão ser gravados em arquivo para impressão futura (utilize a função “salvar em arquivo” do Acrobat Reader).
Acesso Inicial
Ao acessar pela primeira vez no sistema SMSF o Farmacêutico deverá realizar um cadastro de acesso escolhendo um “Login” e uma “Senha” válidos e reconhecidos pelo SMSF (Sistema de Monitoramento de Serviço Farmacêutico). A tela inicial do sistema SMSF é simples e sem atrativos visuais, para que o seu carregamento seja ágil, mesmo em conexões de internet de baixa velocidade. Veja abaixo na imagem como é a tela inicial do SMSF:
Ao entrar na página inicial do SMSF (www.smsf.org.br), clique em “Fazer o Cadastro do Farmacêutico”. O cadastro do Farmacêutico será composto por 5 passos (ou telas) de fácil preenchimento. Tenha em mãos os números dos seus documentos para inserir corretamente nos campos. Este procedimento deverá ser realizado com cuidado, principalmente nos casos em que os relatórios de Registros forem reconhecidos pela VISA local. Os campos marcados com asteriscos (*) são de preenchimento obrigatório. Esse procedimento deverá ser realizado somente na primeira vez que o Farmacêutico acessar o sistema. A partir deste momento, ele poderá apenas realizar a “alteração ou atualização” dos seus dados. O Farmacêutico deverá gravar bem (e anotar em local seguro) o seu “Login e Senha” para poder acessar o sistema de qualquer local (via internet), inclusive de outras Farmácias que o Farmacêutico estiver trabalhando. Não será necessário o Farmacêutico realizar novo cadastro para trocar de Farmácia, pois ele poderá “excluir” a Farmácia do seu atendimento.
Após realizar o seu cadastro, o Farmacêutico deverá efetuar o cadastro da Farmácia em que trabalha. Para realizar o cadastro, entre no sistema (realizando o “Login” e “Senha” que foi cadastrado), e na segunda tela o sistema irá solicitar a escolha da Farmácia Usuária (é o nome que o sistema chama a Farmácia em que o Farmacêutico presta os serviços). Nesta tela, caso não apareça o nome da Farmácia em que trabalha, o Farmacêutico deverá clicar no botão “Cadastrar Farmácia”. Na tela de cadastramento, o Farmacêutico deverá ainda fazer uma busca pelo CNPJ da Farmácia (clicando no botão “Encontrar Farmácia”), pois pode ocorrer que outro Farmacêutico já tenha efetuado o cadastro anteriormente, que poderá ser aproveitado (não necessita de inserir os dados novamente).
Realizado os cadastros do Farmacêutico e da(s) Farmácia(s) que ele trabalha (chamadas pelo sistema de Farmácia Usuária), o Farmacêutico está pronto para Inserir os Serviços Farmacêuticos.
Acessos de Rotina
Rotineiramente o Farmacêutico irá acessar o sistema, e já na página inicial deverá escolher a Farmácia em que esta trabalhando neste momento. Após escolher a Farmácia ele irá entrar na página denominada de “Inserção de Serviço Farmacêutico”. Irá aparecer a seguinte imagem:
É nesta página que inicia o verdadeiro trabalho de rotina do Farmacêutico que irá “Registrar” os serviço prestado ao cliente. Ela inicia pela “busca” do nome do cliente, para poder aproveitar os dados já inseridos anteriormente no sistema (caso já tenha sido cadastrado).
No primeiro campo que aparece denominado “Consulta Cliente na Base da Farmácia”, o sistema irá realizar uma consulta somente nos clientes que já foram anteriormente atendidos na Farmácia Usuária em que o Farmacêutico esta trabalhando. Para realizar esta consulta o Farmacêutico deverá inserir as primeiras letras do nome do cliente, que o sistema já começa a fazer a busca. Encontrando o nome, clique em “Carregar dados do cliente”.
Caso nenhum dos nomes corresponda ao que procura, o Farmacêutico poderá realizar uma busca a nível Nacional (cliente poderá ter sido cadastrado em qualquer outra Farmácia do Brasil). Para realizar esta procura, inserir o número do CPF do cliente no segundo campo e fazer a “Consulta Avançada”. Ao ser encontrado, clicar em “Carregar dados do cliente” para aproveitar todos os dados anteriormente inseridos.
Caso não ocorra a existência do cadastro do cliente, o Farmacêutico deverá pressionar o botão “Novo Cadastro” para que se abra um formulário para o preenchimento dos dados do cliente. Neste cadastro, haverá um quadro referente aos “Dados Pessoais Básicos”, e outro quadro referente aos “Dados de Endereço”. Esses dados são importantes para que sejam preenchidos corretamente os relatórios que serão emitidos. No final do formulário de cadastramento do cliente, existe um quadro que se refere a “Autorização” de quebra de sigilo dos dados do cliente. Caso o cliente autorize a quebra de sigilo de seus dados (isto deverá ser perguntado ao cliente), abrirá um campo para a colocação de uma senha e de um endereço de e-mail válido para a recuperação da senha (poderá ser o endereço de e-mail do Farmacêutico ou da Farmácia que esta fazendo o cadastro, caso o cliente não tenha). Esta quebra de sigilo, se refere a possibilidade de qualquer Farmacêutico poder emitir o “Relatório de Histórico do Cliente”. A emissão deste relatório somente será possível, se o cliente autorizou a quebra do seu sigilo de dados de saúde. No momento da emissão do relatório (vide área de Relatórios do Farmacêutico), o sistema irá solicitar a senha do cliente para dar seqüência na emissão do mesmo. Neste relatório, estarão todos os dados de Serviços Farmacêuticos efetuados por ordem decrescente de data em um determinado período, que foram realizados por qualquer Farmacêutico e em qualquer Farmácia do país. Daí a sua importância e também a sua confidencialidade.
Na seqüência do cadastro do Cliente, irá aparecer o quadro sobre “Dados da Saúde”, que conterá cerca de 8 campos para o preenchimento. Uma vez preenchido estes campos, no quadro seguinte já começa a Inserção do Registro do Serviço Farmacêutico que foi executado no Cliente.
Fazendo a Inserção de um Serviço Farmacêutico (Registro de Serviço Farmacêutico)
Na Inserção de Serviço Farmacêutico, aparecerá para marcação apenas os Serviços que estão previstos na RDC nº 44/2009 (Normativa da ANVISA).
Ao marcar uma ou mais opção (pode ser um ou mais Serviços que foram executados), aparecerá um quadro adicional abaixo na página, para cada serviço marcado. Marque um serviço, e após aparecer o quadro deste, marque os outros serviços que foram executados (caso existam), de forma compassada.
Somente os dados mais importantes sobre os serviços serão perguntados para o Farmacêutico, para que seja ágil e rápido o registro do Serviço. Após o termino de preenchimento dos campos referente ao serviço prestado, pressione o botão “Grava e Imprime Comprovante do Cliente”. Caso não tenha uma impressora conectada neste momento, ao mostrar a “Declaração de Serviço Farmacêutico” na tela, salve-a em arquivo em uma pasta do seu microcomputador para poder imprimir posteriormente (recomendado). Caso não deseje imprimir e nem salvar o documento (o que é incorreto pela RDC nº 44/2009), efetue somente a “Gravação” do registro.
Após a gravação do(s) Serviço(s) Farmacêutico(s) prestado(s) a este Cliente, o sistema volta para a tela de busca do nome de Clientes, para que nova operação seja efetuada.
Quando o Farmacêutico for atender novamente um Cliente que já tem o seu cadastro efetuado, ao realizar a “busca” e carregar os dados, todos os campos de “Dados da Saúde” virão preenchidos automaticamente, podendo somente ser alterados pelo Farmacêutico, caso tenha sofrido alguma alteração. Em seguida ao realizar a inserção dos dados de um serviço executado, também alguns dados referentes ao último atendimento deste Cliente virão preenchidos, e poderão ser reaproveitados pelo Farmacêutico (alterando somente os campos necessários). Este processo objetiva agilizar o trabalho de registro dos dados durante a operação de atendimento ao Cliente.
Emitindo Relatórios
No sistema SMSF existem dois tipos de Relatórios: Relatórios dos Farmacêuticos e Relatórios Administrativos.
Os Relatórios Administrativos não poderão ser acessados pelos Farmacêuticos, porque possibilitam a obtenção de dados estatísticos confidenciais, que envolvem todas as Farmácias e Farmacêuticos e Clientes, e também os “Serviços Prestados” por estes, em todo o país. Somente as autoridades e entidades governamentais possuem senha para o acesso a estes relatórios.
Na área de Relatórios dos Farmacêuticos, estão contidos os “Livros de Registro de cada Serviço Farmacêutico”, que irão trazer por ordem decrescente de data, todos os dados sobre o Serviço Farmacêutico que foi escolhido (por período). Um outro relatório importante, é o “Livro de Registro de Serviços Farmacêuticos Prestados”, por período. Nesse relatório irá sair os principais dados de referência de cada serviço que foi prestado pelo Farmacêutico (conforme a Farmácia em que foi efetuado o serviço). Este livro tem informações gerais sobre os serviços, e caso o Farmacêutico deseje obter detalhes sobre algum serviço, ele poderá emitir o livro de Registro específico do serviço que se quer obter a informação.
O Relatório de “Histórico do Cliente” somente será emitido, se houver o consentimento prévio do Cliente, devidamente registrado no ato do seu cadastramento. A emissão deste relatório somente ocorrerá se for inserida a senha de autorização de quebra de sigilo do Cliente. Neste relatório, irá ser impresso todas as ocorrências dos Serviços Farmacêuticos que foram executados no período, por ordem decrescente de data. Independente do Farmacêutico ou da Farmácia Usuária, irão ser relacionados todos os dados do Cliente e de sua Saúde, que foram inseridos pelos Farmacêuticos (em nível nacional). Daí a sua alta confidencialidade.
Nesta área também é possível que o Farmacêutico faça a reimpressão do “Comprovante do Cliente de Serviço Farmacêutico Prestado” (denominada de “Declaração de Serviço Farmacêutico”).
Outras Informações
Na opção do Menu Principal denominada “Configurações do Sistema”, é possível que o Farmacêutico realize os cadastros necessários para o funcionamento do sistema: Cadastro do Farmacêutico e Cadastro da Farmácia Usuária. Também poderá realizar nesta opção, a alteração de dados nesses cadastros.
Cadastramento de Administradores e alterações desses cadastros, somente serão acessíveis quando executados por outro administrador previamente cadastrado. Normalmente não poderá ser acessado por qualquer Farmacêutico, sem que haja autorização expressa das autoridades governamentais que administrem o sistema.
O sistema SMSF esta residente em um Servidor Central de alta velocidade de processamento, localizado em um Data Center de alta segurança e dentro de todos os padrões descritos pela ABNT. Todos os acessos a este servidor ocorrem somente por via Web, o que possibilita que milhares de usuários Farmacêuticos possam utilizar ao mesmo tempo de qualquer parte do país. Para tanto, o sistema esta sujeito a algumas adversidades e imperfeições do sinal de internet que chega ao usuário Farmacêutico, que pode não ser estável e sofrer interferências. A qualidade da transmissão é que fará com que o sistema seja mais ágil ou demore mais para responder em algumas circunstâncias. Portanto, caso não esteja obtendo uma resposta compatível com o esperado, verifique a qualidade da sua conexão e solicite ao seu fornecedor do sinal de internet que seja efetuada as melhorias necessárias. Também atualize constantemente o se Navegador de Internet (Browser), para que haja uma melhor segurança e agilidade nas operações.
Sobre o SMSF
SMSF (Sistema de Monitoramento de Serviço Farmacêutico) versão 1.0/2010
Farmacêutico Responsável: Dr. Rodrigo Antonio Magalhães – CRF-Go nº 1787
Contato: adtec@adtecgestao.com.br
fonte: www.cff.org.br
